Projecten Praktijkgericht Plannen

 

Ster inactiefSter inactiefSter inactiefSter inactiefSter inactief
 

1.1     Wat is ‘Project Control’?

Ik zie dat de uitdrukking van ‘Project control’ op veel manieren wordt gebruikt. Het begint al met, wat is project control. Project controle, project controls en dan zie je ook nog projectmanagement en projectbeheering. Wel verwarrend.

Ik heb mijn boek, Projecten Praktijkgericht Plannen, geschreven op de basis van de richtlijnen en standaard van het Project Management Institute (PMI) en meer in het bijzonder van de Project Management Body of Knowledge PMBOK®Guide.
PMI erkent vijf ‘Project Management Process Groups, ook wel Projectmanagementprocesgroepen genoemd, en tien zogenoemde ‘Knowledge Area’s’ of wel Projectmanagementkennisgebieden. Deze vind je terug in de PMBOK® Guide. Binnen de raakvlakken van die projectmanagementprocesgroepen en de projectmanagementkennisgebieden zijn er 47 procesmanagementprocessen.

1.1.1 De projectmanagementprocesgroepen zijn:
1. De procesgroep: Initiatie behelst de definitie van een nieuw project of een nieuwe fase van een bestaand project.
2. In de proces groep Planning worden de processen uitgevoerd om de werkomvang te bepalen, de doelen formeel vast te stellen en een plan van aanpak te definiëren om de vastgestelde doelen te kunnen behalen.
3. In de proces groep Uitvoering worden de processen uitgevoerd die in het Project Management Plan zijn opgenomen in overeenstemming met de projectspecificaties.
4. De procesgroep monitoring en beheer (bewaking)behelst de processen die nodig zijn om een project te beheersen, te monitoren en changes te evalueren en te implementeren.
5. De procesgroep Afsluiting bevat de processen die nodig zijn om een project formeel af te sluiten.

De proces groep monitoring en beheer (bewaking)


Ik kies eerder voor het woord bewaken omdat dit meer recht doet aan de formele definitie die er door het PMI aan wordt gegeven. Deze groep heeft als voornaamste taak het volgen, beoordelen, bewaking van de voorgang en de uitvoering van het project en identificeert en stelt mogelijke wijzigingen voor die nodig zijn om het project te realiseren.

1.2 ZIJ ZIJN OOK BETROKKEN BIJ:

Het beheren van wijzigingen en aanbevelingen van verbeteringsvoorstellen, en preventieve acties om mogelijke problemen te ondervangen.
Het monitoring van lopende project activiteiten versus het Project Management Plan en de project prestatie baselijnen.
Het beïnvloeden van factoren binnen het domein wijzigingsbeheer en configuratiemanagement.
Zoals je kunt zijn zij verantwoordelijk voor hun eigen werk maar zijn niet verantwoordelijk voor de uitvoering van een project. Beheren, monitoren en beïnvloeden zijn hun kerntaken.
Welke onderdelen beheren, bewaken, monitoren en beïnvloeden zij dan?


1.3 KENNISGEBIEDEN


Hier zie je veel verschillende opties maar voor mij zijn ze gelijk aan de kennisgebieden in de PMBOK®:
Deze zijn:
1. Integratie
2. Scope
3. Tijd
4. Kosten
5. Kwaliteit
6. Personeel
7. Communicatie
8. Risico
9. Inkoop
10. Stakeholders

Alle verantwoordelijke voor deze kennisgebieden ontwikkelen hun deelplan voor het Projectmanagement plan en die maken hiervan een definitief plan. De Projectmanager, binnen het kennisgebied integratie verzamelt en maakt het Projectmanagementplan (PMP) en maakt hiervan het Projectbasisplan. Dit wordt dan het uitgangspunt voor de uitvoering van het project.


1.4 DE DRIE BASISPLANNEN

De drie basisplannen van het Project Management Plan PMP met de daar bijhorende prestatie basislijnen zij deze kennisgebieden.

1.Scopebasisplan. Met scope wordt bedoeld: de werkomvang die nodig is om het project, het product of de diensten te realiseren. De scope wordt vastgelegd in het scopebasisplan.
2.Tijdbasisplan. Met tijd wordt bedoeld: de totale doorlooptijd, vanaf de aanvang tot het einde van een project. De tijd wordt vastgelegd in het tijdbasisplan.
3. Met kosten wordt bedoeld: de totale geplande kosten van resources die samen het budget vormen. De kosten worden vastgelegd in het kostenbasisplan.

1.5 DE ZEVEN ANDERE DEELPLANNEN

1.5.1 Kwaliteitsplan

Het kwaliteitsplan heeft als doel de kwaliteitseisen van een project te verzamelen en vast te leggen. Uit de analyse van het gehele kwaliteitsplan kunnen de controle- en validatiepunten worden vastgesteld en die dienen dan met zorg in de projectplanning te worden opgenomen. Dus: je hebt deze controle- en validatiepunten nodig voordat je de projectplanning kunt maken. Mijn advies is om voor elk werkpakket een controle-, validatie- of toetsingsactiviteit in te voegen en deze activiteit dan te koppelen aan een finishmijlpaal.

1.5.2 Procesverbeterplan

Het procesverbeterplan is een apart onderdeel van het kwaliteitsplan, maar is zeker niet minder belangrijk. Het procesverbeterplan omvat de volgende processen: de procesafbakening, de procesconfiguratie, het opstellen van de procesmatrices en het vaststellen van de verbeterdoelen.

1.5.3 Personeelsplan

Het personeelsplan is nodig om – met betrekking tot het project – het personeel aan te stellen, te behouden, te leiden en te managen. Dit personeelsplan dient aan te sluiten op alle aspecten van het PMP. Gewoonlijk komt de personeelsbehoefte rechtstreeks uit de projectplanning. Dan wordt het een ‘resourced’ of middelen-gestuurde projectplanning en dat is wat je nodig hebt om een betrouwbare en voorspelbare projectplanning met een grote trefzekerheid te realiseren.
Als het plan gereed is, wordt dit afgestemd met ‘Human Resources’, oftewel het personeelsmanagement, om ervoor te zorgen dat het benodigde personeel tijdig aanwezig is om de werkzaamheden volgens planning uit te voeren. Het niet op tijd hebben van geschikt personeel is, samen met onvoldoende plannen in de eerste fase van een project, één van de voornaamste reden dat planningen uitlopen.

1.5.4 Communicatieplan

Het communicatieplan definieert de belangrijkste processen die nodig zijn om de uitwisseling van projectinformatie op een tijdige en gepaste wijze te waarborgen. Dit plan beschrijft de behoefte van de stakeholders, de informatie die moet worden verspreid, het tijdsbestek en de frequentie, de persoon die verantwoordelijk is, de methoden die worden gebruikt om informatie over te brengen en tot slot de organisatorische zaken, zoals het bijwerken van de plansjablonen voor vergaderingen.

1.5.5 Risicomanagementplan

Het risicomanagementplan definieert de risico’s en onzekerheden die tijdens het project kunnen optreden en die in de planning dienen te worden ingebouwd. Het begint met het identificeren van de risico’s en het maken van een risicoregister. De volgende stap is om een kwalitatieve risicoanalyse te maken en deze om te zetten in een kwantitatieve analyse.
De volgende stappen zijn om de risico’s of onzekerheden weg te werken, oftewel te ‘mitigeren’. Dit is een itererend of terugkerend proces van proberen en nog eens proberen, totdat je een evenwicht hebt gevonden tussen enerzijds het oplossen van een risico en anderzijds de kosten die je moet maken om het probleem op te lossen. Deze mitigerende acties verwerk je in de planning door middel van extra bufferactiviteiten in de planning. We noemen dit ‘tijdbuffers voor onvoorziene situaties’.

1.5.6 Inkoopplan

Projecten – groot of klein; eenvoudig of gecompliceerd – bevatten bijna altijd wel diensten, middelen of producten die we niet zelf maken maar worden uitbesteed. Dit vergt een systematische aanpak van het inkoopproces. Mijn ervaring is dat als je dit goed plant, je veel narigheid in het project kunt voorkomen. Als je een activiteit in eigen beheer uitvoert, kun je een groot deel van de problemen oplossen. Maar als dit werk door een ander wordt uitgevoerd, wordt oplossen een stuk moeilijker. Dus moet je al in een heel vroeg stadium inzicht hebben in wat en hoeveel er wordt uitbesteed of ingekocht en wat de levertijden zijn van de in te kopen onderdelen. Een adequaat inkoopplan is een voorwaarde voor het maken van een goede projectplanning.

1.5.7 Stakeholdersplan

Dit kennisgebied is recent toegevoegd aan de PMBOK® Guide. In het stakeholdersplan worden alle personen en organisaties opgenomen die invloed kunnen hebben op de uitvoering van het werk. We moeten inzicht krijgen in de stakeholderswensen, -eisen en -verwachtingen. Dat doen we door het ontwikkelen van het stakeholdersplan. In dit plan identificeer je de stakeholders, stel je het stakeholdersmanagementplan op en neem je de acties die voortvloeien uit de ontwikkeling van dit plan op in de projectplanning. Vervolgens neem je de gewenste maatregelen die nodig zijn om het stakeholdersplan te realiseren. Voor de planner zijn deze stakeholders van groot belang, omdat zij een belangrijke invloed kunnen hebben op de uitvoering van het project.

Jan van den Berg

Auteur 'Projecten Praktijkgericht Plannen' 

Te bestellen bij www.boekenbestellen.nl

 

 


 Video's Projecten Praktijkgericht Plannen

I phone SplitShire 02265

Hier vindt u de link naar mijn videokanaal voor de 'over mijn schouder mee-kijk video's'

Hoofdstuk 2: Tijdmanagementplan

 

Hoofdstuk 3: Het definieren van de activiteiten

 

Hoodfstuk 4: Het rangschikken van de activiteiten

 

 

Hoofdstuk 5: De estimating van de resources

 

Hoofdstuk 6 De estimating van de tijdsduur

 

Hoofdstuk 7 Het ontwikkelen van de projectplanning

X

Right Click

No right click