Eisen en richtlijnen voor een betrouwbare projectplanning

Wij, als planner zijn de verbindende schakel tussen de ‘wat’,’waar’, ‘hoe’ en ‘wanneer’ vragen. De ‘wat’ vraag is evident de vraag van diegene dit de verantwoordelijk heeft over de scope of de werkomvang. Dit is een veel gevallen het ontwerp en de engineering discipline in het project. De ‘waar’ vraag is gewoonlijk een vraag die wordt beantwoord in de OBS en deze wordt dan door de planner in de OBS opgenomen en in het planning model verwerkt. De ‘hoe’ vraag is specifiek voor de uitvoerende van de scope. Diegene die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de scope is ook verantwoordelijk hoe dat die wordt uitgevoerd. 

De planner of scheduler moet deze ‘hoe’ vertalen naar de werkpakketten en activiteiten. Dit geldt ook voor de relaties tussen de activiteiten binnen een werkpakket. De planner zal zich meer richten op de relaties naar ander werkpakketten en activiteiten binnen andere werkpakketten.

De ‘wanneer’ vraag is in priori de taak van de planner en het projectteam en moet overeenkomstig het overkoepelend uitvoeringsplan en het beschikbare tijds pad zijn.Veel fouten kunnen worden voorkomen door de ‘hoe’ en ‘wat vraag’ te bespreken in plenaire en individuele planning sessies. Hier kan dan een gezamenlijk en goed doordacht plan van aanpak worden gerealiseerd. Deze dienen dan te worden opgenomen in een overkoepelend ‘uitvoeringsplan’ Hier is een goede samenwerking vereist tussen de uitvoerende en de planner.

Specifieke eisen aan een planning

• De planning moet de geheel uit te voeren scope bevatten. Dit wel zeggen dat alles wat er gedaan dient te worden om het project te realiseren moet in de planning wordt opgenomen. Dit wordt gedaan door het werk te verdelen in behapbare brokken en die noemen we “werk pakketten”. Al deze werkpakketten vormen dan de Work Breakdown Structure (WBS
• De activiteiten die nodig zijn om het werkpakket te realiseren moeten tot op een niveau te worden gecomponeerd dat aansluiting vindt bij de mensen die het werk ook uitvoeren. Het is van essentieel belang dat de uitvoerende een belangrijke rol hebben in dit proces. Zij moeten tenslotte het werk uitvoeren.
• De activiteiten mogen niet groter zijn dan maximaal 28 dagen en in de meeste gevallen niet meer dan twee weken. Als er te lange doorloop tijden worden gebruikt is het voor de uitvoerende te moeilijk te schatten wat het percentage gereed is gedurende de looptijd van de activiteit. Als er een keer per weer wordt gerapporteerd dan is dit veel eenvoudiger.
• De activiteiten moeten goed en duidelijk omschreven zijn. Dus altijd een werkwoord en een zelfstandig naamwoord. Dus niet metselen, ontwerpen of schrijven maar, metselen noord muur, ontwerpen schakelpaneel of schrijven handleiding en zo voort. Dit bevordert de leesbaarheid aanzienlijk.
• Elke activiteit heeft maar een verantwoordelijke.
• Elke activiteit heeft minstens een voorgaande en een opvolgende taak.
• Er mogen geen los hangende activiteiten zijn behalve de eerste start mijlpaal en de laatste einde mijlpaal.
• De relaties tussen de activiteiten moeten een Finish-Start relatie zijn. De start-start relatie kan ook nog wel in speciale gevallen maar Finish-Finish en Start-Finish mogen niet worden gebruik. Deze relaties hebben een onvoorspelbaar karakter tijdens het doorrekenen van de planning en geven dus onbetrouwbare uitkomsten.
• Het gebruik maken van lags en leads is niet goed en dient te worden vermeden. De planning wat gedetailleerder maken is meestal de beste oplossing.
• Activiteiten mogen natuurlijk geen negative float hebben. Dit komt meestal doordat er ergens een activiteit vast is gezet met een constraint. Harde Constraint mogen niet maar soft constantst mogen wel maar dan spaarzaam.
• Lange floats zijn ook niet aan te bevelen, en die dienen dan ook te worden vermeden.
• Er zijn er nog wel meer maar als de planner deze richtlijnen volgt dan zijn we al een heel eind in de goede richting.
• Een van de eisen, zoals hiervoor wordt omschreven, is dat een activiteit maar een verantwoordelijke kent. Dit schept al veel duidelijkheid.Dus de planner kan niet zomaar activiteiten samenvoegen. Hij is verplicht ze te splitsen.
• Nu we dit allemaal hebben beschouw is het duidelijk dat het planning model deskundig gestructureerd dient te worden en dat de inrichting van Primavera P6 of MSP goed en adequaat moet worden uitgevoerd.

Wat zouden de projectteam leden moeten doen om de planningen beter te leren lezen!

Het is absoluut noodzakelijk dat alle projectteam leden een Primavera Project Planning kunnen gelezen.Mijn ervaring is dat het volgen van een basiscursus Primavera P6 het beste resultaat oplevert. Deze drie daagse cursus brengt je de kennis en vaardigheden om een eenvoudige planning in Primavera te kunnen maken en tevens leert met de planning ook te lezen. Het nadeel van deze cursus is dat dit goede computer vaardigheden vereist en dat een basiskennis van Projectmanagement nodig is en betrekkelijk duur is.

Wat ook een goed alternatief is om projectteam leden te trainen in het lezen en begrijpen van Primavera planningen. Ik heb dit vaak gedaan en met goede resultaten en ik zie dit als de taak van een project planner. Het volgen van een projectmanagement of planning cursus is natuurlijk ook een goede alternatief.

Je zou ook mijn boek Projecten Praktijkgericht Plannen lezen en dat is te koop op www.boekenbestellen.nl

Samenvatting

Samenvattend stel ik dat de planner primair verantwoordelijk is voor het creëren van een duidelijk projectplanning binnen de richtlijnen die hiervoor beschreven zijn.

De projectteam leden hebben de verantwoordelijkheid om zich de processen, methodes en technieken eigen te maken voor het lezen en begrijpen van een planning.

Samenwerken is een groot goed en de projectteamleden ,onder de leiding van de projectmanager dienen zich in te spannen om dit te verwezenlijken. 

Jan van den Berg

Wat is het verschil tussen een planner en een scheduler

In Nederland kennen we gewoonlik maar één woord, planner, en hij vult dan naar behoefte zijn expertise, kennis en vaardigheden van het kennisgebied ‘Tijdmanagement’ in.In de Angelsaksische planner en projects controls wereld gebruiken ze twee verschillende woorden namelijk planner en scheduler. Shell bijvoorbeeld, gebruikt deze verschillen ook in de benamingen van hun personeel. Planning en scheduling, al lijkt dit op het eerste gezicht wel hetzelfde, maar er is toch een belangrijk verschil en dit zit hem voornamelijk in:

Wikipedia. Als we Wikipedia raadplegen dan geeft dit al meer duidelijkheid.

'Planning' heeft meerde betekenissen. Hierna vind je er vier,een doel en een idee over de wenselijkheid van het doel, de beoogde activiteiten, een gewenst tijdpad, een idee over de waarschijnlijkheid van het behalen van het doel en de uitvoering van de activiteiten.Je zou kunnen concluderen dat 1 en 2 thuis horen bij de planner en dat 3 en vier thuis horen bij de scheduler. Hoe ziet dit er dan uit?

Wat doet een planner?

In de Planning proces groep ontwikkelt het projectteam het projectmanagement plan en maakt dan gebruik van de projectmanagementkennisgebieden zoals: integratie, scope,tijd, kosten, kwaliteit, personeel, communicatie,risico,inkoop en de Stakeholders.

We kunnen dit definiëren als een basis tijdmanagementfunctie die een optimale balans vindt tussen behoefte en de middelen die nodig zijn om een project te realiseren. Hij: Identificeert het doel en de behoeftes die dienen te worden gerealiseerd, formuleert de strategieën, rangschikt en creëert de middelen, implementeert, managet en monitort alle stappen in hun eigen gepaste volgorde.

In al deze processen is de planner een project en proces facilitator, een verbinder, een risico- minimaliseerde, een kosten en tijd bespaarde en dient over een grote dosis empathisch vermogen en gezonde oordeelsvorming te beschikken om alle stakeholders wensen en eisen binnen de gestelde eisen van het projectmandaat te verwerken.

Wat doet een projectplanner 'scheduler'?

Scheduling wordt in het algemeen gezien als het toewijzen van een passend aantal medewerkers aan een project voor elke dag dat het werkt duurt, bepalen wanneer een activiteit moet beginnen en eindigen, afhankelijk van de doorlooptijd, voorgaande activiteit(en), opvolgende relaties, middelen beschikbaarheid, de beoogde gereedheid datum van het project, communicatie- en rapportageformaten, .

Conclusie en aanbeveling

Dus kun je concluderen dat er een belangrijk verschil is tussen een planner en een projectplanner 'scheduler' maar het is ook apart om te constateren dat je dit bijna niet terug ziet in het Nederlandse bedrijfsleven.Bekwame planners kunnen voldoen aan beide functies en alle drie de hieronder gedefinieerde rollen:

Beginnende planner starten normaal in een ' monitoring en beheersing rol, zoals ik dit in mijn projecten ook met succes heb gedaan.

Daarna gaan zij zich ontwikkelen tot een projectplanner 'scheduler' en maken dan projectplanningen.(aanvankelijk onder toezicht),

Vervolgens, als ze genoeg expertise, vaardigheden en ervaring hebben opgedaan zijn zij in staat om effectief het tijdmanagement als planner rol in de initiatieffase te kunnen invullen.

november 2018